der Handwerkskammer Flensburg gem. Art. 13 DSGVO

Im Folgenden möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der E-Learning-Plattform Moodle, 
abrufbar unter der URL: www.hwk-flensburg.de/datenschutz-moodle.

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

1. Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung ist die Handwerkskammer Flensburg, vertreten durch den Präsidenten Jörn Arp und den Hauptgeschäftsführer Björn Geertz, Adresse: Johanniskirchhof 1 - 7, 24937 Flensburg, Tel. 0461 866-0, E-Mail-Adresse: info@hwk-flensburg.de (nachfolgend „wir“ genannt).

2. Datenschutzbeauftragter
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: Datenschutzbeauftragter Björn Lippke, c/o Handwerkskammer Flensburg, Johanniskirchhof 1 - 7, 24937 Flensburg, Telefon 0461 866-127, E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@hwk-flensburg.de

3. Zugriff auf die Plattform
Bei Zugriff auf die Plattform und bei Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang Daten erhoben und in einer Protokolldatei gespeichert, was ausschließlich internen systembezogenen und statistischen Zwecken dient. In der Protokolldatei werden folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• übertragene Datenmenge,
• Statusmeldung über Erfolg oder Misserfolg des Abrufs,
• Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems,
• Adresse der anfragenden Domain sowie
• Name Ihres Internetzugangsproviders.

Die Erhebung der Zugriffsdaten ist technisch notwendig, um Ihrem Endgerät den Aufruf unserer Plattform zu ermöglichen. Diese Daten erlauben ohne gesonderten Aufwand keinen Rückschluss auf Ihre Person.

4. Weiterverarbeitung zur statistischen Auswertung, Missbrauchsprävention und Gewährleistung der IT-Sicherheit
Wir nutzen diese Zugriffsdaten zur Verfolgung berechtigter Interessen, nämlich zur statistischen Auswertung der Nutzung der Plattform, um diese nutzerfreundlicher zu gestalten, Fehler zu finden, Serverkapazitäten zu steuern sowie dazu, sie im Falle einer rechtswidrigen Nutzung unserer Plattform zur Rechtsverfolgung verwerten zu können. Die Zugriffsdaten werden für 35 Tage auf dem Moodle-Server gespeichert und im Anschluss automatisiert gelöscht.

5. Nutzung der Plattform
Um Teilnehmenden und Dozierenden (zusammen nachfolgend auch als „Nutzende“ bezeichnet) der jeweiligen Bildungsmaßnahme die Nutzung unserer Plattform zu ermöglichen, finden die auf die jeweilige Bildungsmaßnahme abgestimmten Datenverarbeitungsvorgänge statt. Wir haben die Nutzung unserer Plattform für verschiedene Konstellationen vorgesehen.

5.1 Registrierung der Nutzenden
Wir registrieren Sie unter Angabe der folgenden personenbezogenen Daten auf unserer Plattform: Es werden stets die E-Mail-Adresse, ein Benutzername sowie ein Passwort für die nutzende Person auf der Plattform hinterlegt und verarbeitet. Unter dem Profil kann das vorgegebene Passwort jederzeit vom Nutzer geändert werden. Ohne diese Zugangsdaten kann der Zugriff des bzw. der Nutzenden auf die Plattform und eine Kommunikation mit dem Anbieter im Zusammenhang mit der Plattform technisch nicht ermöglicht werden. Der nutzenden Person werden ihr Benutzername und das Passwort per E-Mail übersandt. Bereits beim ersten Log-in ist das Passwort zu ändern. Der Benutzername ist für die übrigen Nutzenden im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme sichtbar. Letzteres gilt insbesondere für die Benutzung der Forumsfunktion.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie auf unserer Website registriert sind und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

5.1.1 Plattformnutzung als optionaler Bestandteil für Teilnehmende und Dozierende
Diese vorstehend beschriebene Datenverarbeitung zur Registrierung des bzw. der Nutzenden auf der Plattform dient in den Fällen, in denen die Nutzung der Plattform von uns als Zusatz zur von Ihnen gebuchten Bildungsmaßnahme bzw. der mit Ihnen geschlossenen Dozierenden Vereinbarung angeboten wird, unserem berechtigten Interesse, Ihnen diesen Service bieten zu können. Um Ihnen die Möglichkeit der Plattformnutzung unter einem Pseudonym zu ermöglichen, können Sie eine Fantasiebezeichnung als Benutzernamen wählen.

5.1.2 Plattformnutzung als verpflichtender Bestandteil für Teilnehmende und Dozierende
In den Fällen, in denen die Nutzung der Plattform Wesensbestandteil des mit uns abgeschlossenen Vertrages über die jeweilige Bildungsmaßnahme und damit zwingend erforderlich ist, um diese absolvieren zu können (z. B. in Online-Kursen o. Ä.), hinterlegen wir auf der Plattform ebenfalls Ihren Vor- und Nachnamen. Demzufolge ist es auch notwendig, dass der bzw. die jeweilige Dozierende Ihren Vor- und Nachnamen kennt, um die Absolvierung von Online-Tests o. Ä. Ihnen zuordnen zu können. Diese Datenverarbeitung dient der Abwicklung und Durchführung des mit uns bestehenden Vertrages.

Auch als Dozent/Dozentin werden Sie von uns auf der Plattform mit Ihrem Vor- und Nachnamen hinterlegt, um den Teilnehmenden der von Ihnen durchzuführenden Bildungsmaßnahme eine direkte Zuordnung bzw. Identifizierung ermöglichen zu können. Diese Datenverarbeitung dient der Abwicklung und Durchführung der Dozierenden Vereinbarung.

Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Falle auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

5.2 Besonderheiten der Plattformnutzung für Teilnehmende
Nach Ihrem Log-in werden Sie aufgefordert, im Benutzerbereich Ihrer jeweiligen Bildungsmaßnahme diverse Angaben zu machen. Hierbei sind Pflichtangaben von freiwilligen Angaben zu trennen. Pflichtangaben sind durch Sternchenhinweis gekennzeichnet und dienen dazu, Ihnen die für Ihre Bildungsmaßnahme erforderlichen Funktionen anbieten zu können, z. B. die Absolvierung bestimmter Tests bei Online-Kursen, damit die dozierende Person beurteilen kann, ob Sie den Test bestanden haben. Die Pflichtangaben dienen daher der Aus- und Durchführung des Vertrages. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihnen die Funktionen der Plattform und die Leistungen aus dem Vertrag über Ihre Teilnahme an der Bildungsmaßnahme nicht anbieten.

Die sonstigen Angaben ohne Sternchenhinweis sind freiwillig. Sie dienen dazu, Ihre Kommunikation über die Plattform zu erleichtern, so dass Sie mit anderen Teilnehmenden oder Dozierenden Nachrichten über die Plattform austauschen können und die jeweiligen Daten für die anderen Nutzenden sichtbar sind. Sie können folgende Daten in Ihrem persönlichen Nutzerprofil speichern, welche sodann ebenfalls für die anderen Nutzenden sichtbar sind:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Geburtsdatum,
• Zeitzone,
• persönliche Interessen
• Anrede,
• Raum,
• HWK-Bezirk,
• Abteilung,
• persönliches Profilbild,
• Adresse, Land,
• Telefonnummer(n),
• Zeichen,
• Faxnummer und
• Lernfortschritt.

Tätigen Sie die entsprechenden Angaben, erteilen Sie uns die folgende Einwilligung, diese Daten über die Plattform im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme auch den anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen:

„Ich bin damit ein verstanden, dass die von mir auf freiwilliger Basis auf der Plattform getätigten Angaben von dem Anbieter verarbeitet und den übrigen Nutzenden angezeigt werden.“

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie bspw. Ihre Einstellungen in Ihrem Profil ändern oder mittels formloser Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

5.3 Besonderheiten der Plattformnutzung für Dozierende
Auch Sie als Dozent/Dozentin haben die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis folgende Daten in Ihrem persönlichen Nutzerprofil zu speichern, welche sodann ebenfalls für die Teilnehmenden Ihrer Bildungsmaßnahme sichtbar sind:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Geburtsdatum,
• Zeitzone,
• persönliche Interessen
• Anrede,
• Raum,
• HWK-Bezirk,
• Abteilung,
• persönliches Profilbild,
• Adresse, Land,
• Telefonnummer(n),
• Zeichen,
• Faxnummer.

Tätigen Sie die entsprechenden Angaben, erteilen Sie uns die folgende Einwilligung, diese Daten über die Plattform im Rahmen der jeweiligen Bildungsmaßnahme auch den Teilnehmenden der Bildungsmaßnahme zur Verfügung zu stellen:

„Ich bin damit einverstanden, dass die von mir auf freiwilliger Basis auf der Plattform getätigten Angaben vom Anbieter verarbeitet und den übrigen Nutzenden angezeigt werden.“

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie bspw. Ihre Einstellungen in Ihrem Profil ändern, oder mittels formloser Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Wir räumen Ihnen als Dozent/Dozentin – abhängig von der jeweiligen Art Ihres Kurses – bestimmte Berechtigungen dafür ein, wie Sie unsere Plattform für die von Ihnen betreute Bildungsmaßnahme nutzen können und welche zusätzlichen Informationen Sie von den Teilnehmenden einholen können. Sofern Sie von uns die entsprechende Berechtigung erhalten und/oder die Teilnehmenden ihre Einwilligung erteilten, können Sie u. a. die folgenden Funktionen nutzen:

• Nachrichtenversand an die Teilnehmenden Ihrer Bildungsmaßnahme,
• Nachrichtenversand an die Dozierenden Ihrer Bildungsmaßnahme,
• Dokumentation des Lernfortschritts und der Noten der Teilnehmenden sowie
• Ausstellung von Zertifikaten.

6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Wir verwenden Ihre Daten nur im Rahmen der von Ihnen gebuchten Bildungsmaßnahme bzw. Ihrer Tätigkeit als Dozent/Dozentin und der damit im Zusammenhang stehenden Nutzung der Plattform und geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Eine Berechtigung liegt z. B. vor, wenn wir die Daten von einem technischen Dienstleister (z. B. IT-Serviceprovider) im Wege der Auftragsverarbeitung speichern lassen. Dieser Dienstleister wird von uns zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet. Wir sind in diesem Fall vertraglich berechtigt, den Dienstleister zu kontrollieren.

Eine Berechtigung liegt ferner vor, wenn Sie uns Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weiterleitung erteilt haben.

Darüber hinaus können wir im Einzelfall dazu verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden oder Gerichte weiterzugeben. Die damit verbundene Datenverarbeitung beruht auf einer rechtlichen Verpflichtung.

7. Übertragung in ein Drittland
Beim Einsatz von BigBlueButton: Sofern im Rahmen der konkreten Bildungsmaßnahme ein Online-Seminar oder ein ähnlicher Online-Kurs angeboten wird, wird die Videokonferenzsoftware BigBlueButton verwendet. Die dabei generierten personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet. Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, werden Daten in Drittländern ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO verarbeitet. In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert.

8. Cookies
Wir verwenden auf unserer Plattform Session-Cookies. Session-Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Eine Zusammenführung mit etwaigen von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erfolgt nicht. Session-Cookies werden bei Ablauf der Session (nach Schließen des Browsers) gelöscht. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden können oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies ist eine Nutzung unserer Plattform dennoch möglich – allerdings eingeschränkt. Mit der Nutzung von Moodle werden zwei Cookies (= kleine Textdateien) auf dem jeweiligen Computer lokal gespeichert.

• Das wichtigste Cookie heißt standardmäßig MoodleSession. Sie müssen dieses Cookie erlauben, um zu gewährleisten, dass der Zugriff nach dem Login auf alle Seiten möglich ist und auf die richtige Seite zugegriffen wird. Nach dem Ausloggen bzw. Schließen Ihres Browsers wird dieses Cookie automatisch gelöscht.
• Das andere Cookie dient der Bequemlichkeit, standardmäßig beginnt dieser mit dem Text MoodleID. Mit diesem Cookie wird Ihr Username in Form einer RC4-Chiffre in Ihrem Browser gespeichert und bei jedem Kontakt mit unserem Server an uns zurück übermittelt. Es ist damit möglich, dass bei einem neuen Einloggen auf unserem Moodle-Server, der Username bereits automatisch in das Login-Formular eingetragen wird. Sie können dieses Cookie verbieten, müssen dann aber bei jedem Login Ihren Usernamen selbst wieder eingeben. Dieses Cookie hat eine Gültigkeit von 60 Tagen und wird nach Ablauf dieser Zeit von Ihrem Browser automatisch gelöscht.

9. Gesetzliche und vertragliche Pflichten zur Bereitstellung
Die Bereitstellung sämtlicher Ihrer Daten ist – über die vorstehend beschriebenen Zwecke hinaus – weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben.

10. Speicherdauer und Löschung von Daten
Im Rahmen der Lernplattform Moodle verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Zweckerreichung notwendig ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor. Ihre auf der Plattform hinterlegten Daten werden gelöscht, sobald Ihre Berechtigung zur Nutzung der Plattform beendet ist, indem die durchgeführte Bildungsmaßnahme endet oder Sie Ihr Nutzerkonto vorzeitig gekündigt haben. Dies gilt nicht für Ihre auf der Plattform hinterlegten Daten, wenn die Nutzung der Plattform Vertragsbestandteil Ihrer gebuchten Bildungsmaßnahme ist. In diesem Fall werden Ihre Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bis zu zehn Jahre oder die in der jeweiligen Vorschrift vorgesehene Frist gespeichert. Während dieser Zeit werden Ihre Daten für jegliche andere Verwendung gesperrt und im Anschluss gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder uns diese zu einem anderen Zweck zur Verfügung gestellt haben.

Soweit wir im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen Ihnen und uns Ihre Daten zur Rechtsverfolgung bzw. Rechtsverteidigung verarbeiten, bleiben diese Daten mindestens für die Dauer des Rechtsstreits bzw. der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert. Die Verjährungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährung nach drei Jahren endet.

11. Ihre Rechte

11.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) 
→ Sie haben das Recht zu erfahren, 

• welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert werden,
• zu welchem Zweck,
• wer Zugriff darauf hat,
• wie lange sie gespeichert werden.

11.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) 
→ Sie können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige Daten korrigiert werden.

11.3 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO) 
→ Sie können verlangen, dass Ihre Daten gelöscht werden,

• wenn sie für den Zweck nicht mehr notwendig sind,
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen,
• oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

11.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) 
→ In bestimmten Fällen darf die Verarbeitung nur noch eingeschränkt erfolgen (z. B. während einer Prüfung der Richtigkeit).

11.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) 
→ Sie können verlangen, Ihre bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

11.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) 
→ Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (z. B. bei Profiling oder statistischer Auswertung).

11.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) 
→ Eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

11.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Bitte richten Sie Ihr jeweiliges Anliegen an unseren Datenschutzbeauftragten. Hierzu können Sie die in Ziffer 2 genannten Kontaktdaten verwenden. Selbstverständlich bleibt es Ihnen unbenommen, alternativ unsere unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten zu verwenden. 
 

Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz, 
Dr. h. c. Marit Hansen, 
zu: E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Adresse: Holstenstraße 98, 24103 Kiel

Stand: Oktober 2025